Catering Engros ( “Wholesale”) es uno de los mayores proveedores del sector de catering en Dinamarca, que atiende a hoteles, restaurantes, cafés, cafeterías e instituciones públicas. Con 5 sedes ubicadas en toda Dinamarca, la empresa entrega 70.000 paquetes por día y genera ingresos de 1.8 millones de coronas danesas (DKK). Debido a la gran variedad de tipos y tamaños de clientes, Catering Engros debe gestionar un gran volumen de pedidos que van desde muy pequeños a muy grandes. Los clientes promedios generan de 0,5 a 1,5 millones de DKK en pedidos por año. Sin embargo, el pedido promedio es de 200 DKK, – cada 3 minutos se entrega un pedido- y casi el 90 por ciento de los pedidos se realizan a través del sitio web de la empresa “ExpandIT”. Estos números resaltan la importancia de la eficiencia en el proceso de pedidos, y Catering Engros ha sido un pionero en esa área, en constante desarrollo y siempre buscando nuevas formas de automatizar sus procesos.

Como parte de su evolución, Catering Engros pasó de la tele venta y la recepción de pedidos a una solución de eCommerce. Debido a que es una herramienta importante para automatizar y racionalizar procesos, la solución de eCommerce se desarrolla y actualiza continuamente. Sin embargo, al paso del tiempo, quedó claro que la herramienta de eCommerce y la solución ERP back-office, presentaban algunas dificultades para manejar altos volúmenes de transacciones para proporcionar datos correctos y consistentes, lo que afectó la precisión de los pedidos y la velocidad del procesamiento. Para abordar estas dificultades más eficazmente, se decidió cambiar a una nueva solución ERP, Microsoft Dynamics AX.

Características y beneficios

Una de las oportunidades que vio la compañía fue implementar una mejor solución de e-Commerce. Aunque la solución existente de comercio electrónico había sido adoptada antes, la nueva solución de back office AX abrió la puerta a la búsqueda de una herramienta de comercio electrónico que pudiera satisfacer dos requisitos principales:

  • Mantenerse al día con el crecimiento de la compañía y satisfacer las necesidades de su amplia variedad de clientes.
  • Integrar el nuevo sistema ERP back-office para poder acceder a los datos en tiempo real, evitando gran número de imprecisiones y errores.

Existía otro requisito tan importante como el del software: La cooperación entre el proveedor de la solución de comercio electrónico “ExpandIT” y el Partner del ERP “EG” necesitaba ser fuerte. Anteriormente, habían tenido problemas de comunicación cuando había varios proveedores involucrados.

A menudo, cuando se planteaba una situación concreta a una empresa, ese proveedor culpaba al otro y no solucionaba. Del mismo modo, si Catering Engros planteaba una idea a un proveedor (que a menudo lo hacen), ese proveedor la descartaba si no tenía una relación directa con la utilidad. Lo más importante, los proveedores a menudo no tienen el conocimiento de otras utilidades para garantizar una integración perfecta. Niels y su equipo discutieron las metas y requisitos con EG, quienes inmediatamente recomendaron ExpandIT Internet Shop, una solución de comercio electrónico completamente integrada donde la información de los artículos se mantiene en el sistema AX. Proporciona un alto rendimiento en las operaciones sin sacrificar el desempeño o la seguridad. Después de ver otros productos, la compañía eligió ExpandIT Internet Shop, no sólo por su funcionalidad e integración completa con AX, sino también porque confiaba en la recomendación de EG y la fuerte relación entre las dos empresas.

“ExpandIT y EG tenían las capacidades necesarias. La integración y la colaboración entre ambas empresas fue convincente, lo que supuso que la decisión fuera fácil de tomar”

SERVICIOS DISPONIBLES
  • Instalación y configuración.
  • Mantenimiento.
  • Soporte técnico.
  • Soporte de aplicación.
  • Soporte online.

Implementación y resultados

Expand IT Internet Shop fue implementado en Marzo del 2011, y los resultados han sido sorprendentes:

  • La integración perfecta con AX permite el acceso a datos en tiempo real sin interrupciones, mejorando en gran medida la precisión en el procesamiento de pedidos.
  • Combinado con EDI, ha automatizado casi el 90% del envío de pedidos.
  • Con un crecimiento significativo, la compañía ha sido capaz de procesar pedidos con menos personal, ofreciendo un servicio al cliente alta calidad y más rápido.

Con la solución ExpandIT, la compañía también ha podido agregar una zona particular a su sitio de e-commerce que ofrece otros servicios adicionales. Por ejemplo, el sitio cuenta con una herramienta que sugiere recetas, llena automáticamente la cesta de la compra del Cliente con los ingredientes necesarios, calcula el precio basado en el margen deseado e incluso programa la entrega. El mayor énfasis en el servicio al cliente y el alto grado de automatización ha permitido a la compañía concentrar más tiempo en aquellos clientes que prefieren el servicio manual o tradicional.

“Hemos tenido una experiencia muy positiva, no sólo con la solución, sino con ExpandIT y EG. Excelente servicio y, lo más importante, los dos continúan trabajando juntos para apoyarnos con nuestras necesidades. Definitivamente, han contribuido con nuestro éxito “, dijo Niels.

Buscando nuevas fórmulas para ser mejores, Catering Engros ya está pensando en el siguiente paso: Pasar a un enfoque más orientado a ventas, centrándose en ofertas especiales y campañas, pero gestionado desde el sistema de back office AX. La empresa también se centrará en seguir mejorando la interfaz web para que sea aún más eficiente para sus clientes.

Parámetros del proyecto
  • 90% de reducción de papel basado en solicitudes de servicio.
  • 32% de aumento de visitas a la web.
  • La administración paso de días a segundos.
“Our previous system was hindering our ability to reach our goals, we could continue developing on it but it would never be able to provide what we needed.” Catering Engros engaged EG, a Dynamics AX partner, to implement its new solution. After spending time with EG and AX, Niels and the team realized there were new opportunities to automate and streamline: “They (EG and AX) opened our eyes to possibilities we hadn’t considered before. We saw these not as solving a problem, but taking advantage of an opportunity.”
- Niels Peter Habekost, CFO.
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