Color Compass Corporation es un proveedor de pinturas y materiales relacionados con la industria de reparación de accidentes, cadenas y distribuidores de ventas a través de Canadá. La compañía ha crecido de manera significativa a través de adquisiciones y ahora opera con seis compañías, 30 ubicaciones y más de 200 empleados.

Color Compass continúa siendo conocido por su alto nivel de servicio al cliente, donde los vendedores mantienen permanente contacto con los clientes. Como “recursos de confianza” tienen un conocimiento profundo de las necesidades de sus clientes, incluyendo su producto y los requerimientos de almacenes. Los representantes de ventas de la compañía visitan a sus clientes una vez a la semana para evaluar su inventario y hacer pedidos de reposición. Esta metodología resultó un éxito creciente para Color Compass a través de los años; sin embargo, también ha presentado desafíos. Hasta hace poco, los representantes de ventas registraban pedidos de venta en papel, luego los transmitían por teléfono. Internamente se registraban manualmente los pedidos por segunda en Microsoft Dynamics NAV, el sistema ERP de la compañía. Todo el proceso requería introducir los mismos datos en tres ocasiones. Este proceso era lento y susceptible a errores, errores que podrían resultar en pérdida de tiempo, pérdida de ventas y clientes.

En 2008, Color Compass tomó la decisión de automatizar el proceso de pedidos de venta, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

  • Una base construida bajo una filosofía de mantener Microsoft Dynamics NAV lo más limpio posible de adaptaciones.
  • Interfaz de usuario fácilmente adaptable a los estándares corporativos.
  • Integración lo más sencilla posible para adaptarse al interfaz de usuario desarrollada por Color Compass
  • Optimizado para un rendimiento alto, rápido y fiable en los dispositivos móviles.

CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS

El objetivo del proyecto de Automatización de la Fuerza de Ventas (SFA) era mejorar los niveles de servicio al cliente y un uso más eficiente y exacto de los recursos, todo al menor tiempo posible

Carmen Stănciulescu, Desarrolladora de Sistemas de Color Compass, trabajó anteriormente para un Partner de Microsoft Dynamics NAV. Conociendo NAV y los distintos productos complementarios “Addons”, encabezó una iniciativa para encontrar una solución SFA (Sales Force Automation).

Carmen junto con un Consultor Senior IT Jim Balch evaluaron alternativas.

Encontraron que cada uno carecía de alguna necesidad. La excepción fue ExpandIT Mobile Sales. Después de revisar sus funcionalidades, Color Compass tomó la decisión de implementar la solución e integrarla con su interfaz de usuario.

“Nos gustó ExpandIT porque nos proporcionó una solución middleware muy sencilla y fiable. Era fácil de configurar, pero lo bastante flexible para dar cabida a toda la funcionalidad que necesitamos. Nos ayudó a eliminar los procesos manuales al tiempo que mejoraba la calidad del servicio y la precisión de la información a nuestros clientes”

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

  • Optimizado para un rendimiento rápido y fiable en los equipos móviles.
  • Fiable y rápido para comunicar información entre los equipos móviles y Microsoft Dynamics NAV – este requisito era especialmente importante ya que las órdenes podrían ser procesadas tan rápido como fuese posible después de haber sido creada por los vendedores, pero también para acceder a la información actualizada, como el historial de ventas para determinar las tendencias y ordenar nuevos pedidos.
  • Disponible en modos online y offline, por lo que los usuarios podrían tomar un pedido, incluso si no hay WIFI y 3G en la ubicación del cliente.
  • Consulta directa al ERP para verificar disponibilidad y precios al cliente a fin de asegurar que la información esté actualizada.
  • Precio ajustados a los presupuestos.

“Necesitábamos una solución que permitiera a nuestro equipo comercial tomar pedidos en cualquier lugar y momento, y enviarlos directamente a Microsoft Dynamics NAV para poder agilizar la entrega”

SERVICIOS DISPONIBLES
  • Procesos de Movilidad
  • Soporte Técnico.
  • Instalación y configuración.
  • Mantenimiento.
  • Solicitud de soporte.
  • Soporte Online.
  • Hotline

EN RESUMEN

La compañía implementó la solución en el 2009 y ha sido un éxito. Ahora, los vendedores pueden revisar el inventario del cliente en el sistema, el historial de pedidos, estadísticas, órdenes sugeridas (a través de las plantillas), o crear un nuevo pedido de venta en tiempo real usando un dispositivo móvil. Los pedidos son inmediatamente transmitidos al sistema de gestión Microsoft Dynamics NAV de la compañía, a partir del cual se generan entradas en el almacén. El proceso de entrada del pedido tarda ahora unos cinco minutos – y se introducen los datos sólo una vez, lo que reduce los errores y tiempo en procesar cada orden.

Reducir el tiempo de emitir pedidos también ha aumentado la eficiencia de los vendedores, quedando más tiempo para nuevas oportunidades de venta. Más importante aún, la solución ha contribuido a la estrategia de la compañía para aumentar la satisfacción del cliente y proporcionar una experiencia excepcional al cliente. Desde que Color  Compass implementó el sistema ExpandIT, los comentarios de los clientes han sido muy positivos.

 

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